E-facturatie wordt verplicht: wat je nu al moet vastleggen

Je maakt een factuur in je boekhoudpakket, slaat hem op als pdf en mailt hem. Dat is vandaag een geldige factuur, en volgens de Wet op de omzetbelasting zelfs een geldige elektronische factuur: die wet stelt geen eis aan het formaat, alleen dat je afnemer met de elektronische vorm akkoord is. In de betekenis die er vanaf 2030 toe doet, is een pdf geen e-factuur.

Hieronder wat er dan wel onder valt, welke datums vastliggen en welke niet, en - het enige waar je nu meteen iets mee kunt - welke gegevens je vanaf vandaag bij elke zakelijke klant vastlegt. Dat laatste is geen softwarekwestie. Bij een nieuwe opdracht kost het je één vraag; achteraf bij je hele klantenbestand is het een belrondje.

Wat een e-factuur wel is

Een e-factuur in de zin die straks telt, wordt in een gestructureerd elektronisch formaat opgesteld, verzonden en ontvangen, zodat hij automatisch verwerkt kan worden. Geen afbeelding van een factuur, maar de gegevens zelf: een XML-bestand waarin een veld dat "factuurtotaal inclusief btw" heet een bedrag bevat, en een ander veld het KvK-nummer van de afnemer. De boekhouding aan de andere kant leest dat in zonder dat iemand iets overtypt. Een pdf kan dat niet, ook niet met keurige tekst erin: de ontvanger moet er nog steeds zelf betekenis aan geven.

Voor facturen aan de overheid is dit al jaren de praktijk: sinds 18 april 2019 moeten Nederlandse aanbestedende diensten en speciale-sectorbedrijven e-facturen volgens de Europese norm kunnen ontvangen en verwerken, voor opdrachten die onder de aanbestedingsrichtlijnen vallen. Dat is de Nederlandse uitwerking van richtlijn 2014/55/EU. Diezelfde afspraken worden nu doorgetrokken naar het zakelijke verkeer onderling.

EN 16931, UBL en NLCIUS: drie lagen, geen synoniemen

Deze namen worden door elkaar gebruikt terwijl ze over verschillende dingen gaan. Het helpt om ze als lagen op elkaar te zien.

Zo'n invulling mag de norm inperken, niet uitbreiden: een optioneel veld verplicht maken of een veld buiten gebruik stellen mag, een eigen nieuw veld verzinnen niet. Een NLCIUS-factuur past daarom altijd binnen EN 16931, maar niet elke EN 16931-factuur past binnen NLCIUS. Het volstaat dus niet dat je software "UBL" kan; het gaat erom welke invulling hij maakt en welke de ontvanger verwacht.

Peppol is een netwerk, geen bestandsformaat

Peppol staat naast die stapel, niet erin: het is de infrastructuur waarover de bestanden gaan. Jij levert je factuur aan bij jouw toegangspunt, dat zoekt op waar het toegangspunt van je klant zit en levert hem daar af, en dat zet hem in de administratie van je klant. Vergelijk het met bellen: je legt geen eigen kabel, je neemt een aansluiting. De Nederlandse Peppolautoriteit bewaakt namens het ministerie van Binnenlandse Zaken de kwaliteit en betrouwbaarheid van het Peppol-afsprakenstelsel hier. In het onderzoek dat het ministerie van Financiën begin 2026 liet uitvoeren, sprak vrijwel elke bevraagde partij de voorkeur uit voor Peppol. Een besluit is dat nog niet.

De tijdlijn, en hoe hard elke datum is

Alleen de onderste regel ligt vast. Wat de richtlijn dwingend regelt is de handel over de grens tussen ondernemers binnen de EU. Voor binnenlandse facturen mogen lidstaten zelf kiezen. Dat is voor jou juist de vraag die telt: vrijwel al jouw facturen zijn binnenlands.

Het adviesrapport dat het ministerie liet maken raadt aan die verplichting wel breed in te voeren, gefaseerd: binnenlandse e-facturatie al vanaf 1 januari 2030, en de binnenlandse rapportageplicht twee jaar later, in 2032. Het noemt ook de mogelijkheid om de kleinste ondernemers of KOR-ondernemers uit te zonderen. Dat zijn aanbevelingen, geen regels. Het kabinet zou in de zomer van 2026 meer duidelijkheid geven; op 27 augustus 2026 was dat besluit niet gepubliceerd. Kijk de stand na op rijksoverheid.nl voordat je ergens op rekent.

De drie velden die je nu bij elke zakelijke klant vastlegt

Hier zit het werk, en vandaag kost het je niets. Een e-factuur wordt afgekeurd op ontbrekende velden, niet op lelijke opmaak. Drie daarvan gaan over je klant, en die heb jij niet tenzij je ze bent gaan opschrijven.

1. Het KvK-nummer van je klant. In NLCIUS is het registratienummer van de afnemer (BT-47) verplicht voor Nederlandse leveranciers aan Nederlandse afnemers, en het moet een KvK-nummer of een OIN zijn. Er hoort een schema-aanduiding bij: 106 voor KvK, 190 voor OIN, dat laatste bij overheden.
2. Het btw-identificatienummer van je klant. In NLCIUS is dat veld (BT-48) optioneel, maar je hebt het toch nodig: verleg je de btw - als onderaannemer bij een hoofdaannemer dagelijkse kost - dan moeten "btw verlegd" en het btw-identificatienummer van je afnemer op de factuur staan. De EN 16931-regels voor de categorie "verlegd" eisen bovendien dat naast jouw eigen btw-nummer het btw-nummer en/of het registratienummer van de afnemer in het bestand zit.
3. De referentie van je klant, of zijn inkoopordernummer. NLCIUS eist van Nederlandse leveranciers dat of de referentie afnemer (BT-10) of het inkoopordernummer (BT-13) gevuld is; op het Peppol-netwerk geldt dezelfde regel. Zonder een van beide gaat de factuur er niet doorheen, en dit is het veld dat je zelf niet kunt bedenken.

Die referentie verzin je niet zelf: hij komt van je klant en dient om de factuur binnen zijn organisatie bij de juiste persoon of administratie te krijgen. Kreeg je bij de opdracht een inkoopordernummer, dan hoort dat erin. Zo niet, dan volstaat een referentie waarmee je klant de factuur kan goedkeuren - de toelichting bij de norm noemt als voorbeeld de naam van degene die de bestelling deed.

Je eigen kant hoort ook te kloppen: je KvK-nummer (BT-30, ook met schema 106), je btw-identificatienummer (BT-31, verplicht als je in Nederland btw-plichtig bent), je volledige adres en je IBAN. Ontbreekt daar iets, dan krijg je straks geen half bestand maar een geweigerde factuur.

Het misverstand dat het vaakst misgaat

Een UBL-bestand loopt een kant op. Jij maakt hem bij een verkoopfactuur; bij je klant komt hij binnen als inkoopfactuur. Dat is de bedoeling: zijn boekhouding leest hem in, hij typt niets over en jij hoeft niet te bellen waar de factuur bleef.

Wat je er niet mee doet, is je eigen verkoopfacturen in je eigen boekhouding krijgen. Daarvoor heb je een koppeling nodig, of een importbestand met verkoopmutaties dat je boekhoudpakket accepteert. Let daarbij op de btw-codes: verkoop en inkoop hebben elk een eigen code voor hetzelfde tarief, en dat is het makkelijkst te verprutsen deel.

De ontvangkant verschilt bovendien per pakket. Sommige boekhoudpakketten nemen een los UBL-bestand aan, als upload of via een eigen inleesadres; andere nemen alleen aan wat via Peppol binnenkomt. Vraag dat na bij je eigen pakket en bij dat van je grootste klanten voordat je iets belooft.

Wat je deze maand kunt doen

1. Zet drie velden op je klantkaart en vul ze vanaf nu bij elke nieuwe zakelijke opdracht.
2. Loop je bestaande zakelijke klanten na. Particuliere klanten hoef je niet te bellen: het gaat alleen om de bedrijven waar je aan factureert.
3. Controleer je eigen KvK-nummer, btw-nummer, IBAN en adres, en of je factuurnummers uniek en oplopend zijn.
4. Vraag je boekhoud- of vakpakket of het al een EN 16931-factuur maakt, in welke invulling, en of het via Peppol kan versturen en ontvangen. Haal er een testbestand doorheen bij een gratis validator: wat je eigen software mooi vindt, komt niet vanzelf door een toegangspunt.
5. Zet het vierde kwartaal van 2026 in je agenda; dan gaat het conceptwetsvoorstel in consultatie.

Geen reden tot haast, en ook geen reden om te wachten. De techniek regelt je softwareleverancier; de klantgegevens regelt niemand voor je, en dat is het enige deel dat je achteraf niet meer terughaalt.

InstallGuide maakt van een factuur een UBL 2.1-bestand volgens EN 16931, in de NLCIUS- of de Peppol-invulling, en weigert dat bestand te maken zolang een verplicht veld ontbreekt; versturen over het Peppol-netwerk zit er niet in, daarvoor heb je een dienstverlener met een toegangspunt nodig.