Wat kost software voor een zzp-installateur echt?

Vraag een installateur wat zijn software per maand kost en je hoort meestal iets van dertig euro. Dat is de prijs van het vakpakket, niet het bedrag dat van de rekening gaat. Daar staan ook het boekhoudpakket, de boekhouder, Microsoft 365, een domein met hosting en meestal artikel- of calculatiedata bij. En wie een bedrijfscertificaat heeft, betaalt daarnaast schemabeheer, een audit en kalibratie.

Op 27 augustus 2026 hebben we die optelling een keer helemaal gemaakt: zeven deelonderzoeken langs de prijzenpagina's van de leveranciers zelf, elk daarna nagelopen met de opdracht de bedragen te weerleggen. Hieronder staat wat eruit kwam, met erbij wat hard is en wat niet. Dat laatste is geen bijzin: de grootste post in het duurste profiel is tegelijk het zachtste cijfer.

Hoe deze optelling is gemaakt

• Alles is per maand, exclusief btw, voor een man zonder personeel. Jaarbedragen zijn door twaalf gedeeld.
• Eenmalige certificeringskosten zijn uitgesmeerd over hun looptijd; eenmalige implementatiekosten van software staan buiten de tabellen en komen verderop apart.
• Per profiel staat er precies een vakpakketregel. De grootste fout in het ruwe materiaal was dubbeltelling: Snellio, Koldwerk en ServicePlanner doen werkbon en compliance allebei en stonden zo twee keer in de lijst.
• Een branche-ERP telt nooit bij een werkbon-app op maar vervangt hem; die route staat apart. En elk bedrag is de gepubliceerde prijs voor een nieuwe klant, niet wat een zittende klant betaalt.

Drie profielen

De loodgieter doet sanitair, riool en dakgoten: geen gasverbrandingstoestellen, geen koudemiddel, geen verplicht bedrijfscertificaat. De cv-monteur werkt aan ketels en warmtepompen en heeft sinds 1 april 2023 een bedrijfscertificaat BRL 6000-25 of K25000 nodig, ook als eenmanszaak. Het derde profiel doet gas en koude allebei en heeft daarnaast een BRL 100- of STEK-bedrijfscertificaat. De bedragen zijn de middenwaarde, niet het uiterste.

Tussen de loodgieter en de man die gas en koude allebei doet zit nog geen zestien procent verschil. Alleen het vakpakket en de artikeldata bewegen; de vier posten die niets met het vak te maken hebben zijn samen € 95,51 en bij alle drie dezelfde rekening. De bandbreedte per post:

• Vakpakket, € 12,50 tot € 89. Werkbriefje.app € 12,50 onderaan; Snellio Basis € 29 en Simple-Simon € 30 in het midden, voor koeltechniek Koldwerk Start en Climatools Start € 49; HERO € 59 tot € 69 bovenin.
• Boekhoudpakket, € 12,90 tot € 29. Acumulus € 9,95 plus € 2,95 bankkoppeling, e-Boekhouden met Factureren € 24, Moneybird Groei € 29. De limiet zit op banktransacties, niet op facturen: je zakt geen trede omdat je vakpakket de facturen al maakt.
• Boekhouder, € 0 tot € 80. zzp-boekhouder.nl € 50 als je zelf boekt en zij de aangifte doen, all-in € 80; Kees de Boekhouder € 799 per jaar.
• Microsoft 365, € 6,07 tot € 19,06 bij een jaarcontract. Microsoft publiceert per betaalvorm en landpagina andere bedragen; kijk op je eigen factuur.
• Domein en hosting, € 1,38 tot € 11,37. Een .nl bij TransIP is € 16,50 per jaar bij verlenging; het eerste jaar geldt een actietarief.
• Artikeldata en calculatie, € 0 tot € 37,83. Gratis DICO-bestanden bij de groothandel, Artikelbeheer.nl Basis € 15, DEDDO PLUS € 19,95, of 2BA als niet-lid € 31,58 plus € 6,25.
• Losse tools, € 0 tot € 30. Nul als uren, ondertekenen en opslag in je vakpakket en OneDrive zitten; anders TimeChimp € 10, SignRequest € 9, cloudopslag € 12. Bij gas en koude loopt de bovenkant door tot € 50, omdat daar de rapporten per stuk bij komen.

Hier lopen de profielen uiteen. De loodgieter betaalt niets wat verplicht is: InstallQ heeft vrijwillige erkenningen per vakgebied, elk € 141 per jaar voor Water, Gas of Elektra en € 228 voor Warmtepompinstallaties, en Techniek Nederland vraagt voor een eenmanszaak ongeveer € 725 per jaar. Bij hem staan die op nul. Bij de twee gecertificeerde profielen is wél één erkenning van € 141 in de middenwaarde meegeteld; vrijwillig blijft die, dus voer je er geen, haal er dan € 11,75 af. De cv-monteur betaalt InstallQ € 277 per jaar aan schemabeheer, plus de audit van zijn certificerende instelling en het bijhouden van zijn kwaliteitshandboek. Wie er de F-gassen bij doet, betaalt een tweede schema met een tweede audit, plus de jaarlijkse kalibratie van lekdetectie, weegschaal en rookgasanalyser.

Die spreiding zit in de keuzes: wie zijn boekhouding zelf doet haalt € 50 van elke middenwaarde af, wie uren, ondertekenen en opslag los kocht schuift naar de kolom hoog. Let op wat er in die twee buitenste kolommen zit: laag en hoog tellen software én certificering bij elkaar op, bij de gecertificeerde profielen met de onder- en bovenkant van de auditindicatie erin. In de kolom hoog van de loodgieter zit daarom € 71,75 aan posten die in de tabel hierboven op nul staan: een InstallQ-erkenning en het lidmaatschap van Techniek Nederland, allebei vrijwillig. Vier dingen zetten het gebruikelijke beeld op zijn kop.

De boekhouder is de grootste softwarepost

Niet het vakpakket: € 50 tegen € 39 bij de cv-monteur. Software verandert daar niets aan, want een export uit een pakket is geen aangifte inkomstenbelasting. Let er ook op dat dit geen abonnementsprijs is: de € 50 tot € 80 zijn gepubliceerde pakkettarieven van twee kantoren, terwijl het marktgemiddelde van € 600 tot € 2.500 per jaar loopt en veel installateurs per uur betalen, € 50 tot € 125.

Bij gas en koude kost de certificering meer dan alle software samen

€ 263,16 tegen € 164,46. Twee schema's met elk hun eigen audit, twee persoonscertificaten en de kalibratie van de meetapparatuur. Bij de cv-monteur is het al bijna gelijk (€ 131,50 om € 154,46) en zonder de boekhouder is certificering daar veruit de grootste post. Techniek Nederland liet door USP meten dat de CO-certificering een onderhoudsbeurt gemiddeld vijfentwintig procent duurder maakte, en dat vooral kleinere bedrijven en zzp'ers die kosten moeilijk kunnen doorberekenen en de certificering daarom in een aantal gevallen achterwege laten. Software maakt een audit lichter, omdat de bewijslast klaarstaat in plaats van in een ordner, maar niet goedkoper.

Eén kanttekening: bij de cv-monteur staat de kalibratie van de meetapparatuur op nul en is die alleen bij het derde profiel geteld. Een rookgasanalyser moet ook gekalibreerd worden, dus tel die kosten er zelf bij als je alleen aan gas werkt.

De echte ondergrens ligt op 33 euro

€ 32,85, om precies te zijn: Werkbriefje.app € 12,50 (bon, uren, materiaal, kilometers, foto's en facturen, ongelimiteerd, maandelijks opzegbaar en zonder opstartkosten), Acumulus € 9,95 met de bankkoppeling van € 2,95, Microsoft 365 Business Basic € 6,07 en een .nl-domein bij TransIP voor € 16,50 per jaar bij verlenging. Geen boekhouder, geen artikeldata, geen losse tools. Dat is de eerlijke ondergrens voor een loodgieter die alles zelf doet. Voor een gecertificeerd bedrijf is die € 33 geen optie: er zit geen enkel register in dat een auditor wil zien.

Een instapdoos is geen ondergrens

Onder de € 20 staan meer pakketten dan Werkbriefje.app, maar bij vrijwel allemaal is er iets uit gehaald dat je echt nodig hebt:

• Insezo Starter, € 14,50: geen urenregistratie en geen offertes.
• Crafter Starter, € 15: geen urenregistratie en geen facturen.
• OutSmart Launch, € 14: kan niet factureren.
• Snellio Starter, € 10: stopt bij 25 installaties.
• Mijn Kantoor op Zak Starter, € 19: stopt bij 100 facturen per jaar.

Werkbriefje.app was onder de twintig euro het enige pakket zonder harde grens op bonnen, facturen of installaties. Eén voorbehoud ook daar: offertes maken vonden we er niet in terug, niet op de prijzenpagina en niet in de functielijst. Heb je die nodig, vraag het dan na. Bij de rest is de instapprijs een etalageprijs: zodra je een offerte moet maken of over een grens gaat, sta je in het volgende pakket. Vergelijk dus op de trede waar jouw werk in past.

De ERP-route

Een branche-ERP is geen extra post maar een vervanging van de werkbon-app en deels het boekhoudpakket: Robaws Go via een partner € 59, Wello Solutions Essential € 105 (minimaal drie gebruikers), Exact voor Bouw Essentials € 129 zonder boekhouding en € 229 met. Syntess, Metacom, AFAS en 4PS publiceren geen prijs. Reken overal op een implementatietraject en een meerjarig contract.

Wat er niet in de bedragen zit

1. Eenmalige kosten. OutSmart rekent € 400 tot € 8.000 implementatie, HERO € 495 tot € 1.500, Koldwerk € 249, FieldBuddy vanaf € 2.000, Exact voor Bouw € 1.980 en InstallQ € 285 inschrijfkosten; een kwaliteitshandboek laten opstellen begint bij rowiq op € 2.493. Vierhonderd euro over drie jaar is al € 11 per maand.
2. Indexatie. 2BA verhoogde in 2026 met vier procent, Microsoft 365 ging per 1 juli 2026 omhoog, en OutSmart-klanten schrijven op Trustpilot over een derde erbij tot een verdrievoudiging en over gedwongen jaarcontracten. Reken op vijf tot tien procent per jaar.
3. Verbruikskosten. Insezo rekent € 2,50 per werkbon, MoreApp € 0,40 per extra registratie, e-Boekhouden vanaf € 0,09 per gescand document, en Rapport Online per rapport: € 3,55 voor een koelrapport BRL 100, € 4,15 voor een CO-stookrapport, vanaf € 11,99 voor SCIOS.
4. Btw. Alles hierboven is exclusief btw, maar dat is bij ruim de helft van de leveranciers een aanname: Simple-Simon, Insezo, Crafter, Snellio, Bouwportaal, Mijn Kantoor op Zak, ServicePlanner en Climapulse vermelden nergens hoe hun prijs bedoeld is. Val je onder de kleineondernemersregeling, dan kun je de btw niet terugvorderen en is je werkelijke last eenentwintig procent hoger dan elk bedrag hier.

Wat je hiermee kunt

Zet je eigen posten er een keer naast, met de trede waar je werkelijk op zit, en vraag voor de audit je eigen offertes op. Meestal blijkt er meer op de rekening te staan dan je dacht, en blijkt het duurste deel, de boekhouder en de certificering, precies het deel waar geen softwarepakket iets aan verandert.

Wat InstallGuide zelf kost en wat erin zit, staat op /prijzen.