Waarom je F-gassenbalans nooit klopt

Ergens in februari leg je de inkoopfacturen, de werkbonnen en de weegstaten naast elkaar en maak je de balans op over het afgelopen jaar. En dan klopt hij niet. Er is meer weggegaan dan er binnenkwam, of juist minder, en het verschil is geen honderd gram maar een paar kilo. Je gaat terugrekenen, komt uit bij een bijvulling in juni op een dak, en daar houdt het op: je weet nog dát je hebt bijgevuld, niet meer hoeveel daarvan lek was.

Dat de balans niet sluit is op zichzelf geen fout. Het modelformulier in BRL 100 versie 2.0 kent er twee aparte regels voor: een verklaard verschil en een niet-verklaard verschil. Bij de inspectie kijkt de certificerende instelling niet of het verschil nul is, maar of je de oorzaken of redenen ervan hebt aangegeven. Dat onderscheid bepaalt of je in maart een administratie hebt of een raadsel.

Twee administraties die door elkaar lopen

Er lopen twee registraties naast elkaar die allebei de F-gassenadministratie worden genoemd. Ze raken elkaar pas aan het einde van het jaar, en juist daar gaat het mis.

• Het logboek per installatie, met daarnaast de f-gassenregistratie per zelfstandig circuit: hoeveel en welk gas erin zit, wat er bij installatie, onderhoud of reparatie bij is gegaan, wat is teruggewonnen, wie het werk deed, en de datums en uitkomsten van de lekcontroles. Wat erin moet staat in artikel 7 van de F-gassenverordening: de exploitant bewaart die gegevens ten minste vijf jaar, en jij als uitvoerend bedrijf even lang een kopie.
• De balans van je eigen bedrijf. Per type f-gas, over ieder kalenderjaar, op te stellen uiterlijk vóór 1 maart. Dit is geen optelsom van je logboeken: het gaat over jouw voorraad, jouw inkoop, jouw retourcilinders.

Die registerplicht hangt aan de lekcontroleplicht van artikel 5, en die begint bij 5 ton CO2-equivalent — bij R32, met een GWP van 675, rond de 7,4 kg vulling. De balans zelf staat niet in de verordening, maar in de BRL 100: het schema onder het Besluit gefluoreerde broeikasgassen en ozonlaagafbrekende stoffen waarop je bedrijfscertificaat berust.

Het model, regel voor regel

BRL 100 versie 2.0 schrijft het formulier letterlijk voor, per type f-gas en in kilogrammen. De meeste fouten zitten niet in het rekenen, maar in de vraag waar elk getal vandaan komt.

De volgorde is niet toevallig. Het verklaarde verschil staat bóven de berekende voorraad: het is een post in de som, geen sluitpost erna, en wat je daar opvoert moet dus een oorzaak hebben die je kunt benoemen. Het onverklaarde verschil is wat overblijft als je de gewogen voorraad ernaast legt — en dat getal maak je alleen kleiner door eerder in het jaar beter te boeken.

Waar het verschil vandaan komt

1. Factuurgewicht tegenover gewogen gewicht. Een fles wordt gefactureerd op een nominale inhoud; wat je er in de praktijk uit haalt is iets anders. Voor cilinders met een inhoud van 100 kg of meer laat versie 2.0 van de BRL in een voetnoot zelfs toe dat je uitgaat van de door de leverancier gefactureerde hoeveelheid. Dan is de inkoopkant papier en de verbruikskant weegschaal — een structureel verschil, dat dus ook structureel verklaard hoort te worden.
2. Terugwinning die pas later een getal krijgt. Wat je in oktober uit een installatie haalt, zit in een retourcilinder waarvan het gewicht pas vaststaat als die vol is of bij de leverancier op de weegschaal gaat. Boek je pas bij het inleveren, dan valt de terugwinning in het verkeerde jaar.
3. Afvoerbonnen met een ander gewicht dan het jouwe. De verwerker weegt zelf en zet zijn eigen getal op de bon; dat is het getal dat een toezichthouder ziet. Houd je je eigen schatting aan, dan wijkt je balans af van een document dat er al ligt.
4. Weegruis. Versie 2.0 van de BRL vraagt ten minste 0,1 kg nauwkeurigheid voor cilinders met een inhoud van minder dan 30 kg en ten minste 1,0 kg vanaf 30 kg; de weegapparatuur valt onder de Metrologiewet en wordt eens in de twaalf maanden met een ijkgewicht gecontroleerd. Een jaar lang bijvullen op een kilo nauwkeurig levert een post op die je hoort te kennen, niet in februari te ontdekken.
5. Restgas en flessen die niet van jou zijn. Een cilinder die leeg lijkt is niet leeg: vóór verwijdering moet de terugwinning van alle restgassen geregeld worden. En er staan flessen in je bus die niet in jouw voorraad thuishoren. Tellen die mee in de eindweging, dan klopt er verder niets meer.
6. Emissie die op het moment zelf niet is geboekt. Purgen, een slang die je afkoppelt, een manifold die je laat leeglopen, een lek dat je hebt bijgevuld en als onderhoud hebt weggeschreven. Verreweg de grootste post, en de enige die je achteraf niet kunt reconstrueren.

Vier getallen per fles die niet hetzelfde zijn

• Bruto: wat de fles nu weegt, de fles zelf inbegrepen.
• Tarra: het leeggewicht, ingeslagen op de fles of opgegeven door de leverancier.
• Netto: bruto min tarra, de inhoud waar je mee rekent.
• Factuurgewicht: de hoeveelheid waarvoor je hebt betaald.

Netto en factuurgewicht zijn niet dezelfde grootheid en hoeven niet gelijk te zijn. Bewaar ze allebei, ook als ze op de dag zelf samenvallen; sla je er maar één op, dan is de verklaring weg voordat je hem nodig hebt.

De tarra is het gevaarlijkste getal van de vier, omdat hij eruitziet als een vaste eigenschap van de fles en dat niet is. Een fles kan na herkeuring opnieuw gestempeld zijn, je kunt de tarra van een zusterfles hebben overgenomen, of de leverancier hanteert een ander leeggewicht. Verander je hem, dan verschuift met terugwerkende kracht elke netto-inhoud die je ooit uit die fles hebt gerekend. Een gewijzigde tarra hoort daarom nooit een stille correctie te zijn: leg vast wie, wanneer en waarom. Met toelichting is het een verklaard verschil, zonder toelichting een gat.

• Huurflessen: het gas is van jou, de fles niet. Houd de retourdatum vast, anders betaal je huur over een lege fles achter in de bus.
• Cilinders van de klant horen niet in jouw voorraad en niet in jouw eindweging. Boek ze apart, met de klant erbij.
• Retourcilinders met gerecycled of geregenereerd gas moeten een aparte aanduiding hebben. Niet-hervulbare cilinders mogen niet worden toegepast; dat is niet alleen een BRL-eis, het gebruik ervan is EU-breed verboden.

De vraag hoort op het moment van bijvullen

Hier zit de kern. In februari kun je alleen nog rekenen: je hebt een verschil, een stapel bonnen en een geheugen dat je niet meer vertrouwt. Op dat dak in juni wist je het nog. Je zag de olievlek bij de wartel, je wist dat het systeem al twee jaar zakte, en je had toen zonder nadenken kunnen zeggen hoeveel van die bijvulling verlies was. Die kennis heeft een houdbaarheid van ongeveer een dag.

De balansvraag moet dus naar voren. Vier gewoontes doen daarin het meeste werk.

1. Weeg de fles vóór en ná de handeling en noteer beide gewichten, in plaats van alleen het verschil dat je uit de manifold afleidt.
2. Boek elke bijvulling met de reden uit de vaste lijst, en bij lekkage erbij hoeveel er weg is en waardoor. Een gemotiveerde schatting is een verklaring, een leeg veld niet.
3. Koppel de afvoerbon zodra hij binnenkomt aan de retourcilinder waar hij bij hoort, met het gewicht dat de verwerker heeft vastgesteld.
4. Doe de eindweging op een vaste dag, en tel daarbij alleen je eigen flessen mee.

En als het tóch februari is: begin bij de inkoopkant. Je leverancier legt jouw certificaatnummer en de door jou aangekochte hoeveelheden vast en bewaart dat ten minste vijf jaar, dus die kant is van buitenaf te controleren en hoort als eerste te kloppen. Weeg daarna de voorraad echt — het model vraagt hem berekend én gewogen. Zoek dan de afvoerbonnen op en schrijf per verschil één regel: waar het vandaan komt en waarom je het niet preciezer weet. Dat is letterlijk wat er bij de inspectie gevraagd wordt.

Een balans die sluit bestaat niet. Een balans waarin elk verschil een regel tekst heeft bestaat wel, en dat is precies wat er van je gevraagd wordt. Dat onderscheid wordt niet in februari gemaakt maar in juni, in de tien seconden nadat je de fles hebt afgekoppeld. InstallGuide stelt de emissievraag daarom bij het boeken van de bijvulling zelf — maar of dat met software gaat of met een schrift in de bus, de volgorde blijft dezelfde: eerst de vraag, dan de balans.