Wat hoofdstuk 7 van BRL 6000-25 van je vraagt

BRL 6000-25 kennen de meeste installateurs van de buitenkant: de rookgasmeting, de sticker op het toestel, het Bewijs van Vakmanschap. Dat is hoofdstuk 5. Maar bij een organisatiegericht onderzoek beoordeelt de certificatie-instelling naast hoofdstuk 5 ook de beschrijving én de invoering van je kwaliteitsbewaking — hoofdstuk 7, "Eisen te stellen aan de interne kwaliteitsbewaking". Daar staan de registers, de dossiers en de audits, en daar gaat het bij een eenmanszaak het vaakst mis.

Paragraaf 7.5 bevat zeven procedure-eisen. Hieronder staan ze alle zeven, met telkens de vraag hoe je dit invult als je alleen werkt. Eén cijfer vooraf, want het bepaalt je planning: het toelatingsonderzoek eist dat je bedrijf over de afgelopen twaalf maanden aantoonbaar interne audits volgens 7.5.7 heeft uitgevoerd. Je registers moeten dus al een jaar draaien voordat je het certificaat krijgt.

De zeven procedure-eisen

7.5.1 Registratie van projecten

Elk project waarvoor je opdracht hebt verworven neem je vóór de uitvoering op in een projectenregistratie, met het projectnummer, de naam en adresgegevens en de datum van opname. Een project is nooit uitgebreider dan de werkzaamheden uit één opdracht, inclusief het bijbehorende meer- en minderwerk. De certificatie-instelling heeft steeds onmiddellijk toegang tot dat register, onder meer om er de te onderzoeken projecten uit te kiezen.

Twee woorden doen hier het werk. "Voorafgaand" sluit uit dat je het register op vrijdagmiddag bijwerkt; dan is het een omzetlijst, en dat is aan de opnamedatums te zien. "Onmiddellijk" sluit uit dat het alleen thuis op de laptop staat.

7.5.2 Beheer van projectdossiers

Voor elk project houd je een dossier bij. De richtlijn vraagt vier dingen: definieer een vaste indeling, leg vast wie stukken mag toevoegen of onttrekken, zorg dat er alleen correcte en actuele informatie in zit, en wijs per dossier iemand aan die verantwoordelijk is voor inhoud en compleetheid. Erin moet minimaal de opdracht en de registraties van de controles op de werkzaamheden en op de gerealiseerde installatie. Een vervallen document mag blijven zitten, mits er duidelijk op staat dát het vervallen is.

De rest van de indeling bepaal je zelf; gebruik die vrijheid, want vaste onderdelen in een vaste volgorde zijn bij een projectcontrole in vijf minuten door te lopen. En vastleggen wie stukken mag toevoegen klinkt onzinnig als je alleen werkt, maar er staat niet dat er meerdere namen moeten staan — één regel in je handboek volstaat.

7.5.3 Ingangscontrole van materialen

Je controleert of de materialen die je toepast voldoen aan de gespecificeerde eisen, en houdt registraties bij die bewijzen dat de ontvangen materialen zijn beoordeeld, inclusief wie dat deed. De richtlijn geeft er zelf de oplossing bij: dat mag op de werkbon. Dit is de goedkoopste paragraaf om in orde te brengen en tegelijk een van de vaakst ontbrekende — niemand denkt aan een ingangscontrole bij een ketel die de groothandel aflevert.

7.5.4 Documentenbeheer

Je moet beschikken over deze BRL en over alle documenten waarnaar hij verwijst, voor zover relevant voor je lopende projecten, en over een werkende procedure voor het versiebeheer daarvan. Wat je in ieder geval beheert:

• het kwaliteitshandboek en alles waarnaar het verwijst, inclusief de referenties en de bibliografie uit hoofdstuk 12;
• de projectdossiers en de documenten waarnaar die verwijzen;
• de vereiste en de werkelijke vakbekwaamheid van de medewerkers, plus de registraties van die beoordeling;
• het klachtenregister;
• de rapportages en het register van de interne audits en projectcontroles.

Daar bovenop houd je een overzicht bij van de te beheren documenten, geef je aan wie het beheer doet en leg je per document de vindplaats vast: waar of bij wie. Dat laatste ontbreekt het vaakst, want het gaat ook over documenten van buiten — normen, NPR's, fabrikantvoorschriften. Drie kolommen volstaan: document, versie, vindplaats.

7.5.5 Beheersing van tekortkomingen

Een onderdeel of installatie die niet aan de eisen voldoet, moet je als zodanig identificeren, zodat onbedoeld gebruik, bewust onveilig gebruik of onbedoelde levering wordt voorkomen. Na correctie moet het afwijkende deel opnieuw worden geverifieerd; die tweede meting hoort in het dossier terug te komen en ontbreekt vaak. Verder moet je bij een gebleken afwijking nagaan of je interne kwaliteitsbewaking zelf aangepast moet worden, en zo ja, hem aanpassen. Een voorgestelde correctie of de acceptatie van een afwijking moet soms bovendien ter aanvaarding worden voorgelegd aan de klant, de eindgebruiker of een wetgevende instantie.

Hier hoort een woordenpaar bij dat veel handboeken door elkaar halen. De richtlijn zet het zelf in 7.5.7 neer: correctieve maatregelen heffen de tekortkoming op, corrigerende maatregelen voorkomen dat hij zich herhaalt. Twee velden in je registratie, geen twee woorden voor hetzelfde. Wie alleen het eerste invult, heeft de helft gedaan.

7.5.6 Klachtenbehandeling

Je houdt een register bij van ontvangen klachten die verband houden met het onderwerp van certificatie, beoordeelt of de klacht terecht is en heft de geconstateerde gebreken op. In het register leg je het stadium van de behandeling vast, op welke wijze de klacht is behandeld en welke maatregelen herhaling moeten voorkomen. De indiener moet worden geïnformeerd over de afhandeling.

Wie alleen werkt lost een klacht meestal dezelfde dag op, aan de telefoon of ter plekke. Dat is precies het probleem: opgelost is hier ook onzichtbaar. Vier dingen moeten uit je register blijken — de registratie, je oordeel, de maatregel tegen herhaling en de terugkoppeling. Die laatste kost één regel en wordt bijna altijd vergeten.

7.5.7 Interne audits

Met geplande tussenpozen, maar ten minste één keer per jaar, voer je interne audits uit: organisatiecontroles én projectcontroles. Ze stellen vast of je kwaliteitszorg beschreven is, doeltreffend is ingevoerd en ook echt wordt uitgevoerd — getoetst aan hoofdstuk 7, hoofdstuk 5 en de paragrafen 6.2.1 en 6.3. Criteria, reikwijdte, frequentie en werkwijze bepaal je zelf, in een auditprogramma dat de resultaten van eerdere audits meeneemt. Drie punten liggen vast:

1. Elke monteur wordt ten minste één keer per drie jaar beoordeeld op vereiste kennis en ervaring.
2. Vindt de certificatie-instelling bij een projectcontrole een kritieke afwijking — een afwijking die leidt tot een CO-gevaarlijke situatie voor gebruiker of eigenaar — dan voer je in de twaalf maanden daarna zelf ten minste evenveel extra projectcontroles uit.
3. De resultaten, inclusief de getroffen maatregelen en verbeteracties, leg je schriftelijk vast en houd je bij in een register van interne audits.

Zes keer "wijs iemand aan", en jij bent alle zes

Hoofdstuk 7 vraagt zes keer om een aangewezen verantwoordelijke: voor het kwaliteitshandboek (7.2), de inhoud van elk projectdossier (7.5.2), het documentenbeheer (7.5.4), de beheersing van afwijkingen (7.5.5), de klachtenbehandeling (7.5.6) en de interne audits (7.5.7). In een eenmanszaak staat er zes keer dezelfde naam. Dat maakt de eis niet minder geldig: hij vraagt dat het is vastgelegd, niet dat er verschillende mensen staan.

Bij de audit wringt het het meest: je beoordeelt je eigen werk, en ook de driejaarlijkse beoordeling van "elke monteur" gaat over jou. De richtlijn maakt daar geen uitzondering voor. Wat helpt is de audit scheiden van het werk — een vast moment, de tekst van hoofdstuk 5 en 7 ernaast als checklist, en opschrijven wat je níét in orde vond. Een auditverslag zonder één bevinding is lastiger te verdedigen dan een verslag met drie kleine.

De term directiebeoordeling kent BRL 6000-25 niet, maar 7.2 eist wel dat beschreven staat hóé je het kwaliteitssysteem onderhoudt; een jaarlijkse terugblik is daar de gebruikelijke invulling van. Met een F-gassencertificaat doe je die sowieso: BRL 100 versie 3.0 schrijft voor dat de directie jaarlijks een beoordeling uitvoert, en maakt daarbij geen uitzondering naar bedrijfsgrootte.

Wat in de praktijk het eerst ontbreekt

1. Alle projecten op dezelfde dag in het register ingevoerd. Dan is aantoonbaar dat er niet vooraf is geregistreerd.
2. Geen enkele regel over wie het materiaal heeft beoordeeld, terwijl één veld op de werkbon dat had opgelost.
3. Wel normen op de schijf, geen overzicht met versie, vindplaats en beheerder.
4. Het veld voor de corrigerende maatregel leeg, of met dezelfde tekst als het correctieve: wel opgeheven, niet voorkomen.
5. De klacht opgelost, maar nergens vastgelegd dat de indiener over de afhandeling is geïnformeerd.
6. Een handboek waarin de auditprocedure netjes beschreven staat, maar geen uitgevoerde audit en geen auditregister.

Praktisch komt hoofdstuk 7 neer op vier registers — projecten, klachten, interne audits en documenten — plus een dossier per project, een vastgelegde ingangscontrole en één ronde per jaar waarin je je eigen werk tegen de richtlijn houdt. Dat is naast het werk te doen, mits het uit dat werk voortkomt. Het wordt pas zwaar als je het achteraf moet reconstrueren, een week voor de audit.

InstallGuide houdt deze registers bij als bijproduct van de gewone werkbon, zodat de audit uit je administratie komt in plaats van uit een aparte map.